Facture électronique rejetée : 3 situations à connaître et comment les éviter
La généralisation de la facture électronique transforme profondément les échanges entre entreprises. Mais une facture envoyée ne signifie pas nécessairement une facture transmise à son destinataire.
Format incorrect, information manquante, incohérence dans les données ou problème de plateforme : plusieurs situations peuvent entraîner le rejet d’une facture électronique et, par conséquent, retarder son règlement.
Avec ses solutions partenaires, Infoclip accompagne les entreprises dans la compréhension de ces nouveaux flux et dans leur mise en conformité avec la réforme.
Rejet ou refus d’une facture : quelle différence ?
Il est important de distinguer deux situations.
Le rejet correspond à un blocage intervenant dans le circuit électronique avant que la facture ne soit effectivement remise à son destinataire.
Le refus, à l’inverse, intervient lorsque le client a bien reçu la facture mais conteste celle-ci, par exemple en raison d’un montant incorrect ou d’un désaccord commercial.
Dans le cas d’un rejet, il faut donc avant tout identifier l’anomalie technique ou réglementaire à l’origine du blocage.
Cas n°1 : la facture est rejetée dès son émission
Avant d’être transmise à votre client, une facture électronique passe par une première série de contrôles réalisés par votre plateforme agréée.
Plusieurs éléments peuvent être vérifiés :
- le format utilisé, notamment Factur-X, UBL ou CII ;
- la présence des mentions obligatoires ;
- la cohérence des montants HT, de la TVA et du TTC ;
- l’absence de doublon ;
- la conformité des différentes données contenues dans la facture.
Si une anomalie est détectée, la facture peut obtenir le statut « rejetée » et ne poursuit pas son parcours vers le client.
L’entreprise reçoit alors le motif du rejet afin de pouvoir identifier l’erreur, la corriger et émettre une nouvelle facture conforme.
C’est pourquoi la qualité des données contenues dans vos outils de gestion devient un élément essentiel de la réforme de la facture électronique.
Cas n°2 : la facture est rejetée par la plateforme du client
Une facture peut également franchir les contrôles de votre propre plateforme puis être bloquée lors de son arrivée sur la plateforme agréée du destinataire.
La plateforme de réception effectue elle aussi des contrôles avant de remettre la facture au client.
Certaines contraintes techniques peuvent par exemple différer d’une plateforme à l’autre et provoquer un rejet au cours de cette deuxième étape.
Dans ce cas, l’émetteur reçoit également le statut de rejet ainsi que son motif. Le destinataire peut être informé qu’une facture qui lui était destinée a été rejetée, mais il ne reçoit pas la facture elle-même.
Pour le fournisseur, la conséquence est immédiate : tant que l’anomalie n’est pas corrigée et la facture correctement transmise, le processus de règlement ne peut pas suivre son cours normal.
Cas n°3 : votre client n’a pas de plateforme agréée
Troisième situation : la facture est conforme, mais votre client ne dispose pas d’une adresse de facturation électronique active auprès d’une plateforme agréée.
La facture ne peut alors tout simplement pas être acheminée dans le circuit prévu par la réforme.
La situation est différente des deux premiers cas : ce n’est pas le contenu de la facture qui pose problème, mais l’absence de point de réception électronique chez le destinataire.
Pour les entreprises, cette situation montre l’importance de pouvoir identifier correctement leurs partenaires dans l’annuaire de la facturation électronique et de maintenir des données clients fiables et à jour.
Comment limiter les rejets de factures électroniques ?
Avec la réforme, la fiabilité des données devient aussi importante que la facture elle-même.
Avant l’émission, plusieurs bonnes pratiques permettent de limiter les incidents :
- maintenir les fiches clients et fournisseurs à jour ;
- contrôler les informations légales et fiscales ;
- utiliser des formats compatibles avec la facturation électronique ;
- vérifier les mentions obligatoires ;
- éviter les doublons et les incohérences de montants ;
- suivre les statuts retournés par les plateformes afin de traiter rapidement les anomalies.
L’enjeu ne consiste donc plus uniquement à produire une facture : il faut être capable d’en suivre le parcours jusqu’à sa bonne réception.
Vous souhaitez vérifier si votre entreprise est prête pour la facture électronique ? Les équipes Infoclip vous accompagnent dans chaque étape de votre mise en conformité.
