Facture électronique : quels cas d’usage sont pris en charge avec Sage 100 ?
La facture électronique va transformer les habitudes des entreprises. Au-delà de l’obligation réglementaire, elle impose une nouvelle manière de gérer les factures, les statuts, les paiements et les échanges entre fournisseurs, clients et plateformes.
Pour les entreprises équipées de Sage 100, la question est simple : comment la solution accompagne-t-elle les différents cas d’usage prévus par la réforme ? Facture déjà payée, paiement par un tiers, acompte, affacturage, notes de frais, e-reporting, marketplace ou encore sous-traitance : autant de scénarios à comprendre et à anticiper.
La facture électronique ne concerne pas uniquement les factures simples
Dans un monde idéal, chaque facture suivrait le même parcours : un fournisseur émet une facture, un client la reçoit, la valide, la paie, puis le statut d’encaissement est transmis. Mais dans la réalité des entreprises, les flux sont souvent plus variés.
Une facture peut être liée à plusieurs commandes, être déjà payée au moment de son émission, être réglée par un tiers, faire l’objet d’un acompte, passer par un factor, concerner une marketplace ou être intégrée à un processus de sous-traitance.
C’est précisément pour cette raison que la réforme s’appuie sur une liste de cas d’usage. Ces scénarios permettent de définir comment les flux doivent être traités, quelles informations doivent être transmises et quels statuts doivent être suivis.
Sage 100 : une couverture progressive des cas d’usage
Sage 100 évolue progressivement pour accompagner les entreprises dans la mise en conformité avec la facture électronique. La solution couvre déjà plusieurs cas d’usage en version 12.10, tandis que d’autres sont prévus dans les versions suivantes : 12.20, 12.30 et 12.40.
Cette logique de roadmap est importante : elle permet aux entreprises de distinguer les scénarios déjà disponibles, ceux qui arrivent prochainement et ceux qui nécessitent une attention particulière selon leur activité.
Pour les entreprises, l’enjeu n’est donc pas seulement de savoir si Sage 100 est compatible avec la réforme. Il s’agit aussi de comprendre quels cas d’usage les concernent réellement, et à quelle échéance ils seront couverts dans leur environnement.
Les cas déjà couverts dans Sage 100 12.10
La version 12.10 de Sage 100 couvre plusieurs scénarios importants. Parmi eux, on retrouve notamment le cas nominal d’échange de facture, la facture multi-commande ou multi-livraison, la facture déjà payée, le paiement par un tiers, certains cas liés aux frais collaborateurs sans facture, ainsi que les factures d’acompte et les factures finales après acompte.
Ces cas sont essentiels car ils correspondent à des situations fréquentes dans les entreprises. Par exemple, une facture peut être déjà réglée au moment où elle est émise. Dans ce cas, l’information d’encaissement doit être cohérente avec le flux transmis. De même, lorsqu’un tiers payeur intervient, ses données doivent être présentes dans le flux électronique.
Cette couverture permet aux entreprises de commencer à structurer leurs processus autour des principaux scénarios de facturation, tout en conservant leurs habitudes de gestion dans Sage 100.
Les évolutions prévues en version 12.20
La version 12.20 de Sage 100 doit enrichir la couverture de plusieurs cas d’usage complémentaires. Parmi les scénarios prévus, on retrouve notamment le paiement partagé, les frais collaborateurs avec facture, l’affacturage, les escomptes, certaines clauses contractuelles, les péages, les encaissements partiels ou annulations, ainsi que certains flux d’e-reporting.
Ces évolutions sont particulièrement importantes pour les entreprises dont les processus de paiement sont plus complexes. Le paiement partagé, par exemple, concerne les situations où une facture est prise en charge partiellement par l’acheteur et partiellement par un tiers, comme une assurance ou un financeur.
L’affacturage est également un cas stratégique. Il suppose que les informations du factor, l’IBAN du bénéficiaire et les mentions de subrogation soient correctement intégrés dans le processus de facturation. Pour les entreprises qui utilisent ce type de financement, l’anticipation est indispensable.
Les versions 12.30 et 12.40 pour les scénarios plus avancés
Les versions suivantes de Sage 100 doivent permettre de couvrir des cas d’usage plus spécifiques ou plus complexes. La version 12.30 est notamment associée à des scénarios comme la sous-traitance, le mandat de facturation, l’auto-facturation, les factures mixtes, la compensation ou encore les sociétés de barter.
La version 12.40 vise quant à elle des cas comme la carte logée, le distributeur ou dépositaire, le tiers gestionnaire, l’intermédiaire transparent, la commande par un tiers, les marketplaces, la TVA sur la marge ou encore les factures avec sous-lignes et regroupements de lignes.
Ces scénarios ne concernent pas toutes les entreprises, mais ils peuvent être décisifs pour certains secteurs d’activité. C’est pourquoi il est important de ne pas raisonner uniquement en termes de version logicielle, mais aussi en termes de processus métier.
Pourquoi cartographier ses cas d’usage avant la mise en conformité ?
La préparation à la facture électronique ne doit pas se limiter à une mise à jour logicielle. Une entreprise doit d’abord comprendre ses propres flux : comment sont émises les factures, qui les reçoit, qui les valide, comment elles sont payées, quels tiers interviennent et quels cas particuliers existent déjà dans l’organisation.
Cette cartographie permet d’identifier les cas simples, les cas déjà couverts par Sage 100, les cas prévus dans une prochaine version et les scénarios qui nécessiteront une adaptation ou un accompagnement spécifique.
Elle permet également de préparer les équipes comptables, commerciales et administratives à de nouveaux réflexes : suivi des statuts, contrôle des données, gestion des rejets, traçabilité des paiements et transmission des informations attendues par les plateformes.
La facture électronique : une opportunité pour fiabiliser les processus
La réforme est souvent abordée sous l’angle de la contrainte réglementaire. Pourtant, elle peut aussi devenir une opportunité d’amélioration pour les entreprises équipées de Sage 100.
En structurant mieux les données, en réduisant les ressaisies, en améliorant le suivi des statuts et en fiabilisant les circuits de validation, les entreprises peuvent gagner en efficacité opérationnelle. La facture électronique peut ainsi devenir un levier pour moderniser la gestion administrative et financière.
Mais pour y parvenir, il faut anticiper. Plus l’entreprise attend, plus elle risque de subir la réforme au lieu de l’intégrer progressivement dans ses processus.
Infoclip accompagne les entreprises Sage 100 dans leur préparation
Les équipes Infoclip accompagnent les entreprises équipées de Sage 100 dans leur transition vers la facture électronique. Notre approche consiste à analyser vos flux existants, identifier les cas d’usage qui vous concernent, vérifier votre niveau de préparation et vous accompagner dans la mise en œuvre des évolutions nécessaires.
Que vous soyez concerné par des cas simples ou par des scénarios plus avancés comme l’affacturage, les acomptes, les paiements partagés, la sous-traitance ou l’e-reporting, il est essentiel de préparer votre environnement dès maintenant.
Vous utilisez Sage 100 et souhaitez savoir quels cas d’usage vous concernent ? Contactez Infoclip pour réaliser un état des lieux de vos flux et préparer votre mise en conformité avec la facture électronique.
